Sledeći tekst

Poslovne komunikacije kao strateški resurs (1)

Posvećeno svima onima koji su oduvek znali da informaciona tehnologija nečemu služi, ali nisu bili sigurni čemu

Od svih pronalazaka u dvadesetom veku automobil i računar su najčešće u upotrebi. Međutim, vladajuće statistike tvrde da se čak 90% stanovništva deklariše kao dobri poznavaoci automobila (što je pokazao i protekli sajam), dok se samo 5% stanovništva može smatrati dobrim poznavaocima računara.

U svakom slučaju, naša veština u pisanju tekstova, pravljenju tabela ili pronalaženju "fajlova" u našem kompjuteru, teško se može poistovetiti sa našom pripremljenošću i osposobljenošću za "Informatičko doba". Najnoviji izveštaji renomiranih konsultantskih kuća ukazuju na dve šokantne činjenice:

• Previše direktora veruje u to da će se odgovarajući tokovi informacija uspostaviti onog časa kada se implementira najmodernija informaciona tehnologija
• Većina direktora ne donosi odluke na osnovu informacija koje pružaju njihovi računari.

Računari su samo alatke. Oni nisu neograničena dobrobit. Identične računarske konfiguracije s identičnim softverom perfektno će raditi u jednoj organizaciji, ali će pogoršati stanje preduzeća koje ima slabije rukovodstvo. Računari poboljšavaju razumnu poslovnu praksu. Oni isto tako pogoršavaju neefikasnosti gde god su ljudi koji ih upotrebljavaju neorganizovani i neosetljivi na potrebe korisnika. Najbolje računarske tehnologije sigurno će uvek dodati nepotrebne troškove loše upravljanoj organizaciji. Problem nije u inherentnim mogućnostima tehnologija, koje su ogromne, nego u upravljačkoj nemogućnosti da se ove tehnologije efektivno upotrebljavaju.

Strateške prednosti primene informacione tehnologije

“Kratkoročni uticaj novih tehnologija se često precenjuje, ali se njihov dugoročni uticaj najčešće potcenjuje”

The Economist

Ljudi na početku koriste nove tehnologije da bi radili ono što inače rade –samo bolje. Postepeno počinju da koriste tehnologiju da rade nove stvari, koje menjaju način na koji radimo i živimo. Novi stilovi rada i života menjaju društvo, a u krajnjoj liniji i tehnologiju.
Trebalo je da protekne 20-tak godina da bi računari izborili svoje mesto u poslovnim krugovima. Sledećih 15 godina je potrošeno na automatizaciju vertikalnih poslovnih procesa, kako bi se poboljšala efikasnost upravljanja organizacijom. Nakon toga je trebalo još 10 godina da se uz svesrdnu pomoć personalnih računara (Bil Gates) značajno poboljša individualna efikasnost i produktivnost.

Pet glavnih područja u kojima je informaciona tehnologija u potpunosti promenila dotadašnji život rada su:

1. Informaciona tehnologija kao zamena za kalkulator (Excel)
2. Informaciona tehnologija kao zamena za pisaću mašinu (Word)
3. Informaciona tehnologija kao zamena za arhivu (baze podataka)
4. Informaciona tehnologija kao zamena za televizor (grafika i multimedija)
5. Informaciona tehnologija kao zamena za katalog (WWW)

Nabrojanih pet primena se već udomaćilo, i na osnovu njih nije moguće izvući iole značajniju stratešku prednost, iz jednostavnog razloga što to konkurencija već (u manjoj ili većoj meri) poseduje.
Područja u kojima je moguće ostvariti značajnu prednost nad konkurencijom ili barem u velikoj meri povećati efektivnost i efikasnost su:

6. Informaciona tehnologija kao zamena za telefon i fax (digitalizacija informacija)
7. Informaciona tehnologija kao zamena za čoveka (mnogo efektivnija i efikasnija poslovna komunikacija)


U današnje vreme se najčešće poslovni podaci obrađuju na računaru, ali su se zadržali stari načini razmene poslovnih informacija i dokumenata u papirnom formatu. Ako bi se mogućnosti postojećih računara i telekomunikacija iskoristile na pravi način mogle bi umnogome da unaprede poslovanje istovremeno smanjujući troškove, pružajući bolje usluge i smanjile bi se greške do kojih dolazi u radu na klasičan način.

Za naručivanje robe ili servisa tradicionalnim putem, narudžbina se štampa i šalje poštom nabavljaču, račun se priprema, štampa, i šalje kupcu, i isplata se pravi preko čeka. Preko 75% svih poslovnih dokumenata koje je štampala jedna organizacija se ručno prekucava u drugoj organizaciji!

Kada je elektronska pošta počela da se koristi, sredinom i krajem 60-ih, relativno malo ljudi je bilo kompjuterski obrazovano. Stoga nije začuđujuće što je e-pošta bila dramatično prevaziđena od strane faksa, tokom 80-ih. Razlozi su bili lakoća korišćenja, jednostavna isporuka slika i grafike, i ulaz štampane forme (formulari, itd).
Velike zamerke intenzivnom korišćenju faks mašine uputio je i guru Nikolas Negroponte (urednik časopisa «Wired» i čuvena knjiga «Biti digitalan»):

«Većina poslovnih pisama se danas priprema na tekst-procesoru, štampa i faksira. Razmislite malo o tome! Mi pripremamo naš dokument u kompletno kompjuterski čitljivom obliku. Šta zatim radimo? Štampamo ga na belom papiru. Posle toga ga uzimamo i stavljamo u faks mašinu, gde se on (re)digitalizuje u sliku, pri čemu se gubi i ono malo kvaliteta, kao što su osećaj, boja i kvalitet slova koji su mogli postojati na papiru. On se prosleđuje ka destinaciji, možda baš pravo u kantu za đubre, pored fotokopir mašine. Ukoliko ste jedan od manje srećnih primalaca, moraćete ga pročitati sa odvratnog, tananog i ponekad nepresečenog papira koji podseća na drevne spise.
Čak i ako vaš računar ima u sebi faks modem, koji izbegava prelazni papirni korak, ili ako je vaš faks prost list i u punom koloru, on nije inteligentan medij. Razlog tome je taj što ste uklonili kompjutersku čitljivost, koja označava sposobnost kojom primalac može automatski sačuvati, povratiti i manipulisati vašu poruku.

Koliko puta se sećate faksa koji je stigao pre otprilike šest meseci od nekoga ... od negde ... u vezi sa ovim i onim? U ASCII obliku, nekome bi bilo potrebno da samo pretraži bazu podataka, gde se pojavljuje „ovo i ono“. Kada faksirate tabelarni izveštaj, sve što možete poslati je njegova slika. Sa e-poštom možete poslati „izvršnu“ tabelu kojom primalac može manipulisati, proveravati je ili je sagledati u kojem god obliku želi.

Faks nije čak ni ekonomičan. Bilo bi potrebno oko dvadeset sekundi da bi se ova strana poslala normalnim faksom, brzinom od 9.600 boda. Ovo predstavlja približno 200.000 bitova informacija u tom obliku. S druge strane, koristeći elektronsku poštu, bilo bi potrebno manje od jedne desetine ovih bitova: za ASCII i neke kontrolne karaktere. Drugim rečima, čak i ako tvrdite da ne hajete za kompjutersku čitljivost, e-pošta čini 10 procenata cene faksa, mereno po bitu ili po sekundi, pri istih 9.600 boda (na 38.400 boda to bi bilo 2.5 procenata cene faksa).»

Ali danas, uz sveprisutnost računara, prednosti e-pošte su ogromne, što je dokazano njegovom brzorastućom upotrebom. Pored digitalnih pogodnosti, e-pošta je i konverzacijski medij. Čak i ako nije izgovoreni dijalog, ona je mnogo bliža govoru nego pisanju.


Sledeći tekst

Lista svih tekstova